為什麼你的簡報沒人想聽?談開會簡報的重大誤區

Posted by

3.jpg

簡報沒人聽有時候不是你的錯

簡報技巧可以說是人人都希望掌握的技能,特別是隨著公司的任務越來越複雜,開會時總是會要求員工進行一次次的匯報討論,但我們總是在會議上看到大部分人對於台上認真簡報的東西毫不在乎,專心地滑著自己的手機或用筆電回mail,很明顯的這些簡報對他們而言一點意義都沒有。

這當然有非常多的原因,也可能這跟簡報者一點關係都沒有,只是因為這個會塞了一堆不需要進來的與會者,當然即便台上講的再認真台下也不會有任何反應。撇開這因素不談,沒有開會目的或者開會時間逼近午餐或下班都可能造成這些情況,如果恰好你又是在台上負責講解的那個人,看到台下這樣你也會非常沮喪。

但讓聽簡報的人有所得是你的責任

造成這些狀況的原因很大時候在於你並沒弄清楚簡報的意義所在,又或者招開這場簡報會議的人不清楚,但無所謂,你自己必須非常清楚一件事情:

簡報的重點是在於溝通訊息,一切會妨礙訊息傳遞的障礙都應該在開會之前清除。

但很遺憾的這只是理想狀況,現實世界是不會有這麼樂觀的讓你挑選時間地點場合甚至與會者的。更多時候你只能被動選擇在一個完全不利的狀況下上台,此時你就必須先把自己角色擺正:

如果今天我只有一個訊息要傳達,我應該講什麼?怎麼說才能清楚地傳遞?

很多時候我們急著把大量訊息傳遞出去,但這並不能夠產生有效溝通,要記得簡報的本質就是溝通資訊,已經在如此不利的環境下還想溝通「大量資訊」是不切實際的,即便是落落長的工作會報你也應該把最重要的事情放最前面,講清楚後後面的不論怎麼說都無所謂,甚至快速帶過即可。這與你的口語技巧一點關係都沒有,甚至我可以很負責任的說,即便你口條非常差,把一件事情講得非常清楚就已經贏過8成以上的簡報者,因為有八成以上的人講完之後台下都回想不起他說過什麼話。

講清楚比講多少重要的多

把一個觀念,一件重要的事情講清楚就已經讓簡報成功一半,剩下的東西如果你想讓他們知道,會後寄出備忘錄即可。於是乎我們可以整理出幾個常用的簡報模式:

  1. 工作會報:沈悶的報告一堆進度毫無意義,告訴大家與上週的差別,整理到第一張表即可,然後再跟大家說這週工作重點有幾個,後面的細節有興趣自己看。
  2. 專案進度報告:重點在於報告落後的進度有哪些,與計畫相符的進度如果還要報告代表大家都不在狀況內,這計畫也非常危險了。
  3. 跨部門溝通會議:招開這種會是最沒效率的事情,通常就是雙方扯皮條,最佳狀況是早就私下把事情喬好,開會只是確認彼此的責任歸屬,把事情列清楚就好。
  4. 數據分析:數據分析的部分其實應該要開專題討論,但其實簡報方式也很簡單,那就是直接提出分析過後的結論,如果有改善計畫就寫上去,通常數據分析一開始都會有一個目標,講跟目標之間的差異即可。

搞清楚觀念就知道怎麼做簡報檔

製作簡報也是這原則,細節不用特別放,或者往後擺,畫面只保留想要溝通的資訊,所以越簡潔越好,符合SMART原則,讓底下知道你今天重點要講哪件事情就好,重要的東西要一直重覆,而且會後也要重覆提醒,記住簡報是為了讓訊息傳遞更清晰,而不是混亂別人接收到的訊息,所以給了一堆資訊其實毫無意義,他絕對不會看的,百分之百。

現實是殘酷的,不能改變至少可以減低傷害

不過說了這些,其實真正能運用到的還是少數,畢竟大部分公司都已經有制式化的表格或範本,照著範本做就沒錯了,而範本只會越來越長而不會越來越短,但簡報其實應該是要越來越短才是正確的。於是乎開會就變得越來越沒效率,底下的人越來越不感興趣,惡性循環。這時我們該做的不是抱怨,而是改正我們簡報的表達方式,簡而言之:

如果那頁沒有重點就三秒帶過,有重點就停留慢慢講清楚,最好講三遍

做不到簡化簡報內容,至少你可以省下彼此的時間,不是嗎?

若希望實踐這些技巧,歡迎參加「每天進步一分鐘」:
活動:https://www.facebook.com/events/1267392330042420
討論區:https://www.facebook.com/groups/178891045611591/
Line群:http://line.me/ti/g/v9V-w6JGfT

One comment

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com 標誌

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 /  變更 )

Google photo

您的留言將使用 Google 帳號。 登出 /  變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 /  變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 /  變更 )

連結到 %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.